La Programmation des activités dans les services publics

La méthodologie de fixation des objectifs

La mise en œuvre de la démarche du management par objectifs suppose la définition des objectifs de l’unité de travail concernée. La fixation des objectifs apparaît ainsi comme une étape capitale dans le processus de programmation des activités d’une structure. Mais pour réussir cette étape, il est nécessaire de maîtriser le concept même de l’objectif.

2.1. Qu’est – ce qu’un objectif ?

La notion d’objectif est centrale en matière de management par objectifs. Malheureusement, ce terme est sujet à de nombreuses interprétations. Mais de manière générale, l’objectif peut se définir comme un résultat mesurable à atteindre par un responsable ou une unité de travail dans un délai donné, avec des moyens adéquats.

2.2. La démarche globale de fixation des objectifs dans une organisation

La pratique du management par objectifs peut être représentée sous la forme d’un cycle qui se décompose en cinq (5) phases principales (ALECIAN, S. et FOUCHER, D., op. cit):

  • Politique de l’organisation (projets de service, définition d’objectifs)
  • Politique par direction (répartition, déclinaison et négociation des objectifs pour chacune des directions)
  • Objectifs et plans d’actions par unité de travail (expression des problèmes vécus et analysés, traduction en termes d’objectifs annuels, d’amélioration compte tenu des priorités et des orientations générales, élaboration de plans d’actions)
  • Consolidation et arbitrages par direction
  • Consolidation et arbitrages pour l’ensemble de l’organisation

2.3. La démarche pour la fixation des objectifs d’une unité de travail

2.3.1. Etape préalable

  • Identifier le champ d’objectifs qui se trouve à l’intersection de trois (3) domaines
  • les priorités et orientations générales de l’unité de travail ;
  • les activités principales et missions permanentes de l’unité de travail ;
  • les problèmes à résoudre au niveau de l’unité de travail

2.3.2. Fixation des objectifs

Opérer un choix en fonction des priorités et des résultats de la négociation avec la direction dont dépend l’unité de travail.

2.3.3. Transcription des objectifs en actions

Programmer l’action dans le temps, faire l’inventaire des moyens nécessaires, élaborer une stratégie de mobilisation des acteurs qui doivent être impliqués dans l’action notamment en fixant des objectifs individuels.

2.3.4. Suivi des objectifs

Elaborer et utiliser le tableau de bord qui permet de suivre l’évolution des indicateurs et évaluer en fin de période les résultats de l’unité de travail et des individus qui y ont collaboré.

2.4. La méthodologie de fixation et de suivi des objectifs individuels

Dans cette approche, la description des emplois apparaît comme une condition nécessaire à la fixation préalable d’objectifs individuels, dans la mesure où le choix des objectifs se fait en rapport avec les exigences et fonctions liées à l’emploi. De même, la définition préalable des objectifs est une condition nécessaire à l’entretien d’évaluation.

La démarche proposée pour aider à fixer et à suivre des objectifs individuels présente un canevas rigoureux mais non rigide constitué de huit (8) étapes :

  • Analyser le contexte de l’unité de travail ;
  • Déterminer les objectifs à atteindre ;
  • Rédiger chacun des objectifs ;
  • Présenter et expliquer les objectifs ;
  • Fixer les indicateurs ;
  • Définir les moyens ;
  • Programmer le suivi ;
  • Mesurer les résultats ; analyser les écarts et les causes d’écarts.

En somme, la fixation des objectifs doit répondre aux règles suivantes :

  • un objectif est rédigé de façon simple et concise : une phrase et un ratio sur un sujet précis, concret ;
  • un objectif est toujours mesurable, quantifiable et accompagné d’un délai de réalisation ;
  • un objectif suppose toujours des moyens ;
  • un objectif suppose également un suivi pour apporter, le cas échéant, des correctifs nécessaires ;
  • un objectif individuel est en cohérence avec les objectifs de l’unité de travail.